Der ultimative Guide für Kopf- und Fußzeilen in Excel

Das größte Problem bei Kopf- und Fußzeilen in Excel ist, dass man sie in der normalen Arbeitsansicht schlichtweg nicht sieht. Sie müssen Excel erst sagen, dass Sie das Dokument aus der „Druck-Perspektive“ betrachten möchten.

So wechseln Sie die Ansicht:

• Klicken Sie oben im Menüband auf den Reiter Ansicht.
• Wählen Sie in der Gruppe „Arbeitsmappenansichten“ die Option Seitenlayout.

Was passiert jetzt? Ihr endloses Raster hat sich in einzelne, sichtbare DIN-A4-Seiten verwandelt (oder welches Format Sie eingestellt haben). Oben und unten auf jeder Seite sehen Sie nun drei leere Kästchen: links, mittig und rechts. Das sind Ihre Platzhalter für die Kopf- und Fußzeile.

Sobald Sie in eines dieser Kästchen klicken, passiert etwas Wichtiges: Oben im Menüband erscheint ein völlig neuer, kontextbezogener Reiter namens Kopf- und Fußzeile. Hier finden Sie alle Werkzeuge, die Sie brauchen.

Excel bietet Ihnen dynamische Platzhalter an. Das bedeutet, Sie müssen das Datum nicht von Hand eintippen, sondern Excel aktualisiert es automatisch.

Die wichtigsten dynamischen Elemente:

Tipp: Sie können diese dynamischen Elemente auch mit normalem Text kombinieren (z. B. „Erstellt am: &[Datum]“).

Hier kommen wir schon in den Bereich „Profi-Wissen“. Denn nicht jede Seite soll immer gleich aussehen. Wenn Ihre erste Seite beispielsweise ein Diagramm als Deckblatt ist, stört dort eine Seitenzahl.

So passen Sie die Anzeige an:

• Klicken Sie in Ihre Kopf- oder Fußzeile, damit der Reiter Kopf- und Fußzeile oben aktiv ist.
• Schauen Sie in die Gruppe Optionen. Hier finden Sie entscheidende Häkchen:

  • Erste Seite anders: Setzen Sie hier einen Haken, können Sie für die allererste Seite eine völlig eigene (oder gar keine) Kopf-/Fußzeile definieren. Die Einstellungen für alle weiteren Seiten bleiben davon unberührt.

  • Gerade/ungerade Seiten unterschiedlich: Dies ist perfekt, wenn Sie Ihr Dokument wie ein Buch beidseitig ausdrucken möchten. So können Sie die Seitenzahlen auf den geraden Seiten (links) auf die linke Seite packen und auf den ungeraden Seiten (rechts) nach rechts.

In vielen Unternehmen gehört es zum guten Ton (oder ist feste Vorgabe), dass das Firmenlogo auf jedem offiziellen Dokument zu sehen ist. Das Platzieren eines Bildes in der Kopfzeile unterscheidet sich in Excel allerdings stark vom normalen Einfügen auf dem Tabellenblatt.

So fügen Sie ein Logo ein:

• Klicken Sie in das Kästchen der Kopfzeile, in dem das Logo erscheinen soll (meistens oben links oder oben rechts).
• Wechseln Sie in den Reiter Kopf- und Fußzeile und klicken Sie auf Grafik.
• Wählen Sie im folgenden Fenster die Bilddatei von Ihrem Computer aus.
• Der Schreckmoment: Sie sehen das Bild jetzt noch nicht! Excel zeigt in dem Kästchen stattdessen den Code &[Grafik] an.
• Klicken Sie irgendwo außerhalb der Kopfzeile in eine normale Tabellenzelle. Erst jetzt lädt Excel das Bild und zeigt es an.

Überlebenswichtig: Das Bild formatieren und verkleinernIn den allermeisten Fällen ist das eingefügte Logo viel zu groß und überlagert Ihre gesamte Tabelle. Keine Panik, das lässt sich beheben:

• Klicken Sie wieder in das Kästchen mit dem Code &[Grafik].
• Klicken Sie oben im Menüband auf die Schaltfläche Grafik formatieren (direkt neben dem Grafik-Button).
• Im Reiter Größe können Sie nun die Höhe oder Breite anpassen. Stellen Sie beispielsweise die Höhe auf 1,5 cm oder 2 cm ein. Da das Seitenverhältnis standardmäßig gesperrt ist, rechnet Excel die Breite automatisch um.
• Klicken Sie auf OK und danach wieder aus der Kopfzeile heraus, um das Ergebnis zu prüfen.

Haben Sie schon einmal Ihre Excel-Tabelle auf eine Seite gequetscht (über „Blatt auf einer Seite darstellen“), und plötzlich war auch die Schrift in der Kopfzeile winzig klein? Das liegt an einer Standardeinstellung in Excel.

So behalten Sie die Kontrolle über die Größe:

• Gehen Sie wieder in den Reiter Kopf- und Fußzeile (indem Sie in den Kopfbereich klicken).
• In der Gruppe Optionen finden Sie das Häkchen bei Mit Dokument skalieren.
• Entfernen Sie dieses Häkchen, wenn Ihre Kopf- und Fußzeile immer die gleiche, gut lesbare Schriftgröße behalten soll, unabhängig davon, wie stark Sie die eigentliche Tabelle beim Drucken verkleinern.

Zusätzlich finden Sie dort das Häkchen An Seitenrändern ausrichten. Dieses sollten Sie in der Regel gesetzt lassen, damit Ihre Kopfzeile bündig mit den linken und rechten Rändern Ihrer Tabelle abschließt und nicht in der Luft hängt.

Kopf- und Fußzeilen in Excel erfordern zunächst einen kleinen Perspektivwechsel in die „Seitenlayout“-Ansicht. Sobald Sie diese Hürde genommen, die dynamischen Elemente (&[Datum], &[Seite]) verstanden und gelernt haben, wie man Logos über die „Grafik formatieren“-Funktion bändigt, werten Sie Ihre Tabellen enorm auf. Ein sauber beschriftetes Dokument – mit Markenlogo, Dateinamen, Druckdatum und Seitenzahlen – ist das ultimative Zeichen von Professionalität und erspart Ihnen und Ihren Kollegen langes Suchen nach der richtigen Datei.

Quellenangaben

• Bildmaterial: https://www.dall-efree.com