Emails als PDF archivieren in Outlook

Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.

Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.

Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.

Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
• Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
• Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.

Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.

Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.

Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:

• Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
• Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung

Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)