Nie wieder Adressen abtippen: So erstellen Sie Serienbriefe in Word

Ein guter Serienbrief beginnt nicht in Word, sondern in Excel. Zwar können Sie Adressen auch direkt in Word eingeben, aber Excel ist übersichtlicher und flexibler.

Damit Word Ihre Daten versteht, muss die Excel-Tabelle „sauber“ sein:

• Die erste Zeile gehört den Überschriften: Schreiben Sie in Zeile 1 eindeutige Bezeichnungen wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort.
• Daten trennen: Trennen Sie Informationen so fein wie möglich.

Falsch: Eine Spalte „Name“ mit „Hans Müller“.

Richtig: Eine Spalte „Vorname“ (Hans) und eine Spalte „Nachname“ (Müller).

Warum? So können Sie später flexibel entscheiden, ob Sie „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Hallo Hans“ schreiben wollen.

• Keine Lücken: Beginnen Sie direkt in Zelle A1. Vermeiden Sie leere Zeilen vor den Überschriften oder komplexe Formatierungen.

Wichtig: Speichern Sie die Excel-Datei ab und schließen Sie sie. Word kann nicht auf die Daten zugreifen, solange die Datei in Excel geöffnet ist.

Öffnen Sie nun Word. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Ein leeres Dokument öffnen.
• Einen bereits geschriebenen Brief öffnen.

Verfassen Sie Ihren Text, fügen Sie Ihr Logo ein und formatieren Sie alles so, wie es später aussehen soll. Lassen Sie dort, wo später die Adresse und die persönliche Anrede stehen sollen, einfach Platzhalter-Leerzeilen.

Jetzt verbinden wir Ihr Word-Dokument mit der Excel-Liste.

• Wechseln Sie im oberen Menüband auf den Reiter Sendungen.
• Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Briefe.
• Klicken Sie direkt daneben auf Empfänger auswählen und dann auf Vorhandene Liste verwenden….
• Suchen Sie Ihre Excel-Datei auf dem Computer und öffnen Sie diese.

Ein Fenster „Tabelle auswählen“ erscheint. Wählen Sie das Tabellenblatt mit Ihren Adressen (meist „Tabelle1“) und achten Sie darauf, dass der Haken bei „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt ist. Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Auf den ersten Blick passiert nichts. Aber: Die Schaltflächen im Bereich „Sendungen“, die vorher grau und inaktiv waren, sind nun klickbar. Die Verbindung steht!

Nun sagen wir Word genau, wo welche Information aus der Excel-Tabelle landen soll.

• Setzen Sie den Cursor (Blinkstrich) an die Stelle im Brief, wo z. B. der Vorname stehen soll (im Adressfeld).
• Klicken Sie im Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen.
• Es öffnet sich eine Liste mit Ihren Überschriften aus Excel (Vorname, Nachname, etc.). Klicken Sie auf das gewünschte Feld.

Wiederholen Sie dies für alle benötigten Daten (Straße, Ort, etc.).

Achtung bei Leerzeichen: Word fügt die Felder als Code ein, z. B.: «Vorname»«Nachname». Wenn Sie hier kein Leerzeichen zwischen die spitzen Klammern tippen, druckt Word später „MaxMustermann“ zusammen. Korrekt sieht es so aus: «Vorname» «Nachname»

Kaufen Sie nicht die Katze im Sack. Bevor Sie drucken, sollten Sie das Ergebnis simulieren.

• Klicken Sie im Reiter Sendungen auf Vorschau Ergebnisse.
• Die kryptischen Platzhalter («Vorname») verschwinden und Sie sehen die echten Daten des ersten Empfängers aus Ihrer Liste.
• Nutzen Sie die kleinen blauen Pfeiltasten neben dem Vorschau-Button, um durch ein paar Empfänger zu blättern.

Checkliste: Passt das Layout auch bei sehr langen Nachnamen? Stimmen die Zeilenumbrüche? Fehlen Leerzeichen?

Wenn alles perfekt aussieht, schließen Sie den Vorgang ab.

• Klicken Sie ganz rechts im Menüband auf Fertigstellen und zusammenführen.
• Wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten (Empfohlen!).
• Wählen Sie im kleinen Fenster „Alle“ und klicken Sie auf OK.

Was passiert jetzt? Word sendet die Briefe nicht sofort an den Drucker. Stattdessen erstellt Word ein neues Dokument. In diesem neuen Dokument sind alle 100 Briefe untereinander aufgereiht (Seite 1 ist für Müller, Seite 2 für Schmidt, etc.).

Das hat den riesigen Vorteil, dass Sie dieses Dokument als Ganzes speichern (z. B. als PDF zur Archivierung) und noch einmal kurz durchscrollen können, um sicherzugehen, dass keine Fehler passiert sind. Erst dann senden Sie dieses Dokument an den Drucker.

Häufige Stolpersteine