Excel als Datenbank: Eingabemaske und Suchfunktion erstellen
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Microsoft Excel wird oft als einfache Tabelle genutzt, doch mit den richtigen Werkzeugen lässt sich ein vollständiges, kleines Datenbanksystem mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche erstellen. Dieses Tutorial zeigt dir, wie du eine moderne Eingabemaske und eine dynamische Suchfunktion aufbaust – und das ganz ohne komplizierte VBA-Programmierung (Makros), sondern mit den neuesten Excel-Funktionen.
Unser Ziel: Eine einfache Personaldatenbank, in der wir neue Mitarbeiter eintragen und per Stichwort suchen können.
Schritt 1: Die Datenbasis anlegen
Das Herzstück jeder Datenbank ist die Tabelle, in der die Informationen gespeichert werden. Wir bereiten diese so vor, dass sie automatisch mitwächst.
Schritt 2: Die Eingabemaske aktivieren
Anstatt Daten mühsam in die Zeilen der Tabelle einzutippen, nutzen wir die versteckte "Masken"-Funktion von Excel. Sie bietet ein sauberes Pop-up-Fenster für die Dateneingabe.
Die Funktion zum Menüband hinzufügen:
Die Maske nutzen: Klicke nun auf eine beliebige Zelle in deiner Tabelle "MitarbeiterDB". Klicke dann ganz oben in der grünen Excel-Leiste auf das neue Masken-Symbol. Es öffnet sich ein professionelles Eingabefenster. Du kannst hier neue Datensätze anlegen ("Neu"), durchblättern oder bestehende ändern.
Schritt 3: Das Such-Dashboard erstellen
Damit Endanwender nicht in der Rohtabelle suchen müssen, bauen wir ein schickes Dashboard für die Suchfunktion.
Schritt 4: Die Such-Formel (Magie mit FILTER)
Wir nutzen die moderne FILTER-Funktion in Kombination mit SUCHEN, um eine Live-Suche zu erstellen. Sobald du einen Buchstaben in C2 tippst, aktualisiert sich die Liste automatisch.
Klicke in Zelle B6 (direkt unter die erste Überschrift in deinem Dashboard) und füge folgende Formel ein:
=FILTER(MitarbeiterDB; ISTZAHL(SUCHEN(C2; MitarbeiterDB[Nachname])); "Kein Treffer gefunden")
Wie funktioniert diese Formel?
- FILTER(...): Holt alle Daten aus der MitarbeiterDB, die einer bestimmten Bedingung entsprechen.
- SUCHEN(...): Sucht den Text aus Zelle C2 im Feld "Nachname".
- ISTZAHL(...): Prüft, ob der Suchbegriff gefunden wurde (dann liefert SUCHEN eine Zahl zurück, ansonsten einen Fehler).
- "Kein Treffer...": Das ist die Meldung, die angezeigt wird, wenn der Suchbegriff nicht existiert oder das Feld leer ist.
Pro-Tipp für die Volltextsuche: Wenn du nicht nur im Nachnamen, sondern überall (Vorname, Nachname, Abteilung) suchen möchtest, kannst du die Textspalten in der Formel mit dem &-Zeichen verketten:
=FILTER(MitarbeiterDB; ISTZAHL(SUCHEN(C2; MitarbeiterDB[Vorname]&MitarbeiterDB[Nachname]&MitarbeiterDB[Abteilung])); "Kein Treffer")
Und das war´s auch schon. Du hast nun eine funktionale Datenbank in Excel erstellt. Das Blatt "Daten" fungiert als reiner Datenspeicher, den du bequem über das Masken-Tool füllen kannst. Das "Dashboard" dient als modernes Frontend für deine Suchabfragen. Da wir "intelligente Tabellen" und dynamische Array-Formeln genutzt haben, wächst das System automatisch mit deinen Daten mit und muss nie manuell an neue Zeilen angepasst werden.
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