Die perfekte E-Mail-Signatur erstellen – Tutorial
Die E-Mail-Signatur ist weit mehr als nur ein netter Abschluss Ihrer Nachricht. Sie ist Ihre digitale Visitenkarte, ein Aushängeschild Ihres Unternehmens und oft der entscheidende Faktor dafür, wie professionell Sie auf Ihre Kommunikationspartner wirken.
Eine gut durchdachte Signatur schafft Vertrauen, erleichtert die Kontaktaufnahme und erfüllt zudem wichtige rechtliche Vorgaben.
Die wichtigsten Bestandteile einer Signatur
Damit Ihre Signatur ihren Zweck erfüllt, ohne überladen zu wirken, sollten Sie klare Prioritäten setzen.
Pflichtangaben (Must-Haves)
Optionale Ergänzungen (Nice-to-Haves)
Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland
Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland strengen rechtlichen Vorgaben. Sobald Sie im Namen eines Unternehmens kommunizieren, gelten E-Mails als Geschäftsbriefe. Das bedeutet, dass bestimmte Angaben zwingend in der Signatur enthalten sein müssen.
Dazu gehören die exakte Firmierung, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder. Fehlen diese Angaben, können teure Abmahnungen drohen.
Design und Formatierung: Weniger ist mehr
Eine professionelle Optik ist genauso wichtig wie der Inhalt. Halten Sie das Design sauber und übersichtlich.
Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten:
Schritt-für-Schritt: Die Signatur im E-Mail-Programm einrichten
Wenn Inhalt und Design stehen, muss die Signatur nur noch im Mail-Client hinterlegt werden. Hier finden Sie die Anleitungen für die am häufigsten genutzten Programme:
Microsoft Outlook (Desktop-Version)
Google Mail (Gmail im Browser)
Apple Mail (Mac)
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