Abhängige Dropdown Menüs in Excel erzeugen

Damit unsere Dropdownliste sich dynamisch an die Datenquelle anpasst müssen wir zunächst die Datenquelle(n) selbst dynamisch gestalten.

In unserem ersten Beispiel erstellen wir eine Liste mit Bundesländern und (einem Teil) der jeweils dazugehörigen Städte.

• Wir markieren unsere jeweilige Liste.
• Klicken dann im Register: „Einfügen“ auf „Tabelle“
  
• Und setzen dort auch den Haken bei „Tabelle hat Überschriften“.

Danach vergeben wir für jede einzelne unserer Tabellen einen Namen, welcher mit der Überschrift der jeweiligen Tabelle übereinstimmen sollte.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Um unsere erste Dropdownliste für die Auswahl der Bundesländer zu erstellen klicken Sie in die gewünschte Zelle in welcher die Auswahl zur Verfügung stehen soll, und klicken dann im Register: „Daten“ auf „Datenüberprüfung“

Dort wählen wir dann zuerst für als Option der Datenüberprüfung „Liste“ aus, markieren unsere erste Liste mit den Bundesländern als zugehörige Datenquelle, und bestätigen mit „OK“.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Im nächsten Schritt beschränken wir die Auswahlmöglichkeiten der abhängigen Dropdownliste durch Bezug auf unsere zuvor gesetzten dynamischen Tabellen.

• Dazu markieren wir zuerst wieder die Zelle in welcher unsere 2. Dropdownliste sein soll.
• Gehen erneut über Register „Daten“ in die „Datenüberprüfung“
  
• Und wählen dort „Liste“ aus.

Mit dieser Funktion bezieht sich die Liste auf die zuvor von uns erstellten Tabellen.

Wir wählen also in der ersten Dropdownliste eine Tabelle aus, und die zweite Dropdownliste schaut über die Funktion „Indirekt“ welche Einträge in dieser Tabelle (exclusive Überschrift) vorhanden sind, und stellt auch nur diese entsprechend des vorgeschalteten Eintrags zur Auswahl.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Der große Vorteil an Dropdownmenüs die sich auf dynamische Listen beziehen ist, das diese sich automatisch an die Länge der Listeneinträge anpassen.

Sobald wir einen Eintrag hinzufügen, steht dieser in der Auswahl zur Verfügung. Und wenn wir einen Eintrag entfernen verschwindet dieser auch genau so schnell wieder.

Um uns auf das o.g. Beispiel zu beziehen müssten wir also um z.B. ein weiteres Bundesland hinzuzufügen eine neue Tabelle (erneut mit Namensvergabe) erstellen, und diese einfach in den Bezug der Dropdownauswahl mit einbeziehen.

Um neue Städte zu den bereits vorhandenen hinzuzufügen, erweitern wir die Tabelle entweder durch:

• Drücken der TAB Taste in der letzten Zelle der Tabelle.
• Indem wir die Liste am rechten unteren (farblich verstärkten Rand) bei gedrückter linker Maustaste ziehen.
• Oder durch einen neuen Eintrag in einer leeren Zelle unterhalb der Tabelle.
  (hier wird i.d.R. die Tabelle automatisch erweitert, und eine Abfrage erscheint ob dies so gewünscht war.)

Diese Vorgehensweise der abhängigen Dropdownlisten lässt sich nun natürlich immer weiter fortführen. So könnten wir als nächstes z.B. abhängig von der jeweiligen Stadt, noch auf die Gemeinden, und dann auf Straßenverzeichnisse weiter filtern.