Ein häufiges Problem beim Drucken von Excel Tabellen ist das nur ein Teil des benötigten Inhaltes ausgedruckt wird.  Das lässt sich allerdings zum Glück relativ leicht beheben.

Lösung: Eine große Erleichterung in der Orientierung einer Excel Tabelle ist das sichtbar machen der Seitenumbrüche

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Sie können hier auch wählen ob Sie das Tabellenblatt im Hoch- oder im Querformat haben möchten. Entsprechend der Auswahl verändern sich dann auch die Begrenzungslinien.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

In der Standardeinstellung ist alles was über diesen Rand hinausgeht nicht mehr im gedruckten Bereich zu sehen, und wird auf eine 2. Seite gedruckt.

Wir müssen also hier zunächst einmal den Druckbereich festlegen. Dazu markieren wir den gesamten Bereich der Tabelle der ausgedruckt werden soll.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

In unserem Beispiel haben wir das Seitenlayout im Hochformat belassen, und den Druckbereich entsprechend festgelegt.

Wenn wir nun unsere Tabelle drucken möchten, und der Rand immer noch aufgrund der Überbreite auf 2 Seiten umgebrochen wird, können wir dies leicht anpassen indem wir in den Einstellungen beim Drucken die Skalierung mit „Blatt auf einer Seite darstellen“ anpassen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Wer häufig Excel Tabellen (Bsp. Rechnungsvorlage) erstellt in denen auch viel Text vorkommt, der wird irgendwann auf das Problem treffen das wenn die Zellen automatisch umgebrochen werden der Text genau da umgebrochen wird, wo man es überhaupt nicht gebrauchen kann.

Lösung:

• Sie können alles was Sie an Text in einer Zelle eingeben auch in der Bearbeitungsleiste editieren.
• Markieren Sie zunächst die Zelle in welcher der zu bearbeitende Text steht.
• Als nächstes erweitern Sie den Sichtbereich der Bearbeitungsleiste.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

• Jetzt stellen Sie den Cursor direkt vor den ersten Buchstaben des Wortes welches in die nächste Zeile umgebrochen werden soll. (In unserem Beispiel „in“)

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

• Nun drücken zuerst die „ALT“ Taste halten diese gedrückt, und dann die „ENTER“ Taste.

Hinweis: Sie können den Text beliebig oft und an jeder gewünschten Zelle umbrechen. Wenn Sie später allerdings die Breite und/oder Höhe der Zelle verändern kann dies zu unerwünschten Ergebnissen führen. Sie sollten diese optischen Anpassungen erst dann durchführen wenn die Tabelle grundsätzlich vom Inhalt her fertig gestellt ist.

Wenn Sie eine Excel Tabelle erstellt haben, und die berechneten Ergebnisse gerne (z.B. per E-Mail) zur reinen Ansicht an jemanden versenden möchten der vielleicht kein Excel, oder eine nicht kompatible Version verwendet. kann es hilfreich sein, diese zuvor in das bekannte PDF Format umzuwandeln.

Lösung: Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, klicken Sie nicht einfach nur speichern, da hierbei in der Regel von Excel das Standard Dateiformat „xlxs“ verwendet wird, sondern auf „Speichern unter“ und wählen dann das Dateiformat „PDF“

Tipp: Der einfachste Weg um zu den Speicheroptionen zu kommen ist direkt aus dem Tabellenblatt heraus die Taste „F12“

Wenn Sie eine Excel Tabelle erstellt haben, dann wird diese häufig auf einem Laufwerk (z.B. in einem Netzwerk) gespeichert auf das viele Leute innerhalb dieses Netzwerkes Zugriff haben. Allerdings soll nicht jedermann auf alle Dateien in diesem Laufwerk Zugriff bekommen. Daher kann es hilfreich sein bestimmte Dateien vor unbefugtem Zugriff mit einem Passwort zu schützen.

Lösung:

• Nachdem Sie Ihre Tabellen in einer Arbeitsmappe erstellt haben, gehen Sie unter: „Datei / Informationen / Arbeitsmappe schützen“ auf den Punkt: „Mit Kennwort verschlüsseln“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

• Hier vergeben Sie nun ein beliebiges Passwort, welches später zum Öffnen der Datei benötigt wird.

Bitte merken Sie sich das Passwort ganz genau, da es sonst auch für Sie nicht mehr möglich sein wird die Datei ohne dieses Passwort zu öffnen!

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Hinweis: Die Datei ist zwar weiterhin für jeden sichtbar, aber nur mit dem gültigen Passwort (Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten) lässt sich die Arbeitsmappe öffnen.

Da Excel eine Tabellenkalkulation und kein Textverarbeitungsprogramm ist, tut es sich bei manchen Eingaben die mit Text zu tun haben etwas schwer damit, diese so umzusetzen wie es der Nutzer gern hätte.

Beispiel:

• Sie möchten in einer Zelle folgenden Text eingeben: „= dem Wert von:“

Das Problem was nun nachdem Sie das Gleichheitszeichen und Ihrem Text eingeben, und mit Enter bestätigt haben auftreten wird ist, das Excel davon ausgeht das Sie eine Formel eingeben möchten, da nun mal alle Formeln in Excel mit einem „=“ Zeichen beginnen. Es erscheint dann folgende Fehlermeldung: „#Name?“

Lösung:

• In der Zelle in welcher Sie mit dem „=“ Zeichen beginnen möchten setzen Sie vorher mit der Tastenkombination „ALT GR“ + „Hochkomma (´)“ ein unsichtbares Hochkomma ein.
• Dieses wird nicht angezeigt, und auch nicht mitgedruckt.

Hinweis: Diese Vorgehensweise lässt sich auf alle mathematischen Vorzeichen wie +, -, / usw. anwenden.

Wer schon einmal eine umfangreiche Excel Tabelle mit vielen Berechnungen erstellt hat, der weiß das irgendwann der Punkt kommt, wo man nicht mehr genau weiß in welchen Zellen Berechnungen vorgenommen wurden, und wo Zahlen manuell eingegeben wurden. Wäre es da nicht hilfreich zu wissen in welchen Zellen sich denn nun überall Formeln befinden?

Lösung:

• Wählen Sie unter dem Register: „Formeln“ / „Formeln anzeigen“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Hier können Sie nun genau sehen wo in Ihrem Tabellenblatt überall Formeln hinterlegt sind.

Wenn Sie eine Tabelle mit einigen Berechnungen und Zellbezügen erstellt haben, können Sie sich wie bereits in Tipp Nr. 6 gezeigt die Zellen anzeigen lassen, wo überall Formeln hinterlegt sind. Je länger aber nun eine Formel ist, umso anstrengender wird es auch die dort angegebenen Zellen alle auf dem Blatt zu suchen, und einen Fehler zu finden. Wäre es da nicht praktisch wenn die Spur die zu der Berechnung geführt haben angezeigt werden könnten?

Lösung:

• Markieren Sie eine Zelle in der von Excel Berechnungen durchgeführt wurden, und wählen dann im Register: „Formeln“ / „Spur zum Vorgänger“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Hier wird Ihnen nun über die Pfeile angezeigt mit welchen Zellwerten das Ergebnis in der markierten Zelle zustande gekommen ist.

Hinweis: Wenn in das Ergebnis einer Zelle zu viele Zellbezüge eingeflossen sind, wird es vor lauter Pfeilen natürlich wieder unübersichtlich, aber für kleinere Berechnungen kann dieser Tipp durchaus hilfreich sein.

Wenn Sie eine Tabelle erstellt haben, und diese (z.B. in einem Netzwerk) mit anderen teilen, und diese nur bestimmte Bereiche bearbeiten können sollen, der Rest der Tabelle aber nur von Ihnen selbst verändert werden kann, dann sollten Sie diese Zellen mit einem Schreibschutz versehen.

Lösung:

• Grundsätzlich sind alle Zellen in Excel in der Formatierung mit „Gesperrt“ markiert. D.h. wenn Sie nun das Tabellenblatt mit einem Schreibschutz versehen kann überhaupt nichts mehr verändert werden.
• Markieren Sie zunächst alle Zellen bzw. Zellbereiche die später für alle Mitarbeiter die Zugriff auf die Datei haben veränderbar sein sollen.
• Danach aktivieren Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü über den markierten Zellen, und wählen „Zellen formatieren„.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

• Als nächstes gehen unter der Registerkarte „Schutz“ im Menü der Zellformatierung, und entfernen dort den Haken „Gesperrt„.
• Im letzten Schritt gehen wir unter dem Register „Überprüfen“ auf „Blatt schützen“ und vergeben dort (optional) ein Passwort, und setzen die jeweiligen Haken für die Bearbeitungsbeschränkungen die wir diesen Zellen zuweisen möchten.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Wer keine Fehler macht, der arbeitet auch nicht sagt der Volksmund. Und an dieser Weisheit ist auch tatsächlich etwas dran. Denn es passiert nun einmal das man sich an einer bestimmten Stelle einfach „verklickt“ hat, und auf einmal sieht alles ganz anders aus als noch vor einer Sekunde. Zum Glück bietet Excel Ihnen die Möglichkeit bis zu 100 Arbeitsschritte rückgängig zu machen.

Lösung:

• Gehen Sie im oberen Bereich des Tabellenblattes (direkt über der Registerkarte „Start“) auf den kleinen Pfeil nach unten, und lassen sich dort die zuletzt gemachten Arbeitsschritte anzeigen.
• Wählen Sie nun aus der angezeigten Liste der zuletzt getätigten Arbeitsschritte aus, wieviele Schritte Sie rückgängig machen möchten.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Hinweis:  In den meisten Fällen wird der Fehler sofort erkannt, und man möchte ihn schnell rückgängig machen. In diesem Fall verwenden Sie einfach die folgenden Tastatur Shortcuts:

• „STRG“ + „Z“ (Letzten Schritt rückgängig machen)
• „STRG“ + „Y“ (Wieder einen Schritt nach vorne)

Insbesondere bei etwas längeren Tabellen macht es durchaus Sinn die oberste Zeile einer Tabelle zu fixieren, so das diese konstant sichtbar bleibt. Das erreichen Sie ganz einfach indem Sie im Reiter „Ansicht„ – „Fenster fixieren„ – „oberste Zeile fixieren„ auswählen.
Damit wird dann aber eben nur die oberste Zeile fixiert, und bleibt dauerhaft sichtbar.

Eine andere Variante die auch manchmal sinnvoll sein kann, ist das ein ganzer Bereich dauerhaft eingeblendet bleibt. Das kann man aber im Grunde eben so leicht über den o.g. Pfad erreichen. Nur das hier dann statt „oberste Zeile fixieren“ einfach „Fenster fixieren„ ausgewählt wird. Entscheidend für das Fixieren eines Fensters ist die Position des Cursors (der aktuell markierten Zelle). Denn von genau dieser Zelle aus nach links und nach oben wird das Fenster fixiert.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Das Addieren in Excel ist eines der einfachsten Übungen. So lassen sich Werte innerhalb einer Liste leicht mit der Funktion =SUMME(A1:A10) zusammenzählen. Wenn es aber dann darum geht wie Sie beispielsweise die Werte der Zellen A2 bis A10 von Zelle A1 subtrahieren wollen, dann werden Ihnen die meisten den Tipp geben einfach A1 – A2 – A3 – A4… usw.

Das mag vielleicht gehen wenn Sie eine Handvoll Zeilen haben, aber machen Sie das mal mit ein paar Hundert Zeilen. Da kann ich dann nur viel Spaß wünschen. Die deutlich einfachere Methode um mehrere Werte in Excel gebündelt von einer Zelle zu subtrahieren würde dann wie folgt aussehen.

A1-SUMME(A2:A9)

Wir markieren also zuerst die Zelle von der Werte abgezogen werden sollen, und fügen dann die Funktion SUMME ein um die Werte die abgezogen werden zusammenfassen zu können. So lassen sich ganz schnell auch eine große Anzahl an Werten von einer Zelle abziehen.